Set Up Awal ACCURATE

Dalam menggunakan ACCURATE untuk pertama kali, ada beberapa langkah yang harus kita lakukan. Pertama, kita buatkan dulu databasenya di komputer kita. Setelah itu kita Set Up Perusahaan untuk isian data-data awal. Berikut ini panduan bagi Anda sebagai pengguna baru ACCURATE Accounting Software.

Buat Database 

Berikut ini langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat Database baru di Komputer Lokal (di dalam hard disk PC sendiri) :
1. Buka program ACCURATE dengan cara klik tombol Start – Programs/All Program – CPSSoft – ACCURATE V5
2. Atau klik icon ACCURATE yang terdapat pada dekstop komputer Anda.
3. Pada tampilan Welcome To ACCURATE, klik tombol Create New Company :
Perhatikan gambar di bawah ini:

Set Up Awal ACCURATE
4. Setelah Anda mengklik tombol Create New Company yang terdapat pada tampilan Welcome To ACCURATE, langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah meng-klik check box Lokal yang terdapat pada form Create Database. Langkah selanjutnya klik tombol Ellipsis […], lalu pilih folder tempat data akan diletakkan, kemudian ketikkan nama File dengan ekstensi *.GDB, lalu klik tombol Create dan OK. Tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai dilakukan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di berikut ini:
Set Up Awal ACCURATE
5. Setelah proses pembuatan database ACCURATE selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat Login untuk masuk ke dalam Database tersebut dengan USER IDR dan Password = SUPERVISOR (Password tidak
membedakan huruf kecil maupun huruf besar). Setelah kita login, akan muncul tampilan Quick Set Up. Kita akan Set Up Perusahaan di Quick Setup ini.

Set Up Perusahaan

Untuk Set Up Perusahaan, kita menggunakan Persiapan Singkat Standar (Basic setup) yang paling simple, ini adalah tipe persiapan Database yang akan menuntun Anda untuk mengisi informasi standar atau informasi yang penting saja agar Database ACCURATE yang baru Anda buat dapat segera Anda gunakan untuk penginputan transaksi keuangan perusahaan Anda. Persiapan Singkat Standar (Basic setup) dapat Anda gunakan jika informasi keuangan yang Anda miliki untuk persiapan awal Database baru tidak terlalu detail. Agar persiapan awal Database dengan menggunakan tipe persiapan standar (basic setup) dapat Anda lakukan, sebaiknya Anda terlebih dahulu menyiapkan data-data standar berikut ini:

a. Saldo kas & bank (berdasarkan rekening koran Anda yang terakhir)
b. Buku piutang pelanggan Anda
c. Buku hutang Anda kepada pemasok
d. Daftar Barang dan Jasa yang diperjualbelikan beserta stok barang terakhir yang Anda miliki (jika ada).
Setelah data-data standar tersebut Anda siapkan, Anda dapat mulai melakukan persiapan awal database tipe standar dengan mengikuti petunjuk berikut ini:
1. Sebelum melakukan persiapan awal Database, Anda dapat memilih bahasa yang Anda inginkan dengan cara meng-klik pada bahasa yang Anda inginkan kemudian klik tombol LANJUT [NEXT] untuk masuk ke tahap persiapan berikutnya.
2. Setelah Anda memilih bahasa yang Anda inginkan, langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah memilih tipe persiapan yang akan Anda gunakan. Berhubung tipe persiapan yang akan kita bahas adalah tipe persiapan standar (basic setup), maka Anda dapat memilih tipe persiapan standar dengan cara meng-klik option “Persiapan Standar (Basic Setup)”.
Set Up Awal ACCURATE
Kemudian klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke tahap persiapan berikutnya.
3. Perhatikan pada saat Anda meng-klik tombol LANJUT (NEXT) ACCURATE secara otomatis akan menampilkan pesan konfirmasi (message confirmation) yang menginformasikan bahwa jika Anda memilih tipe persiapan singkat (basic setup) maka secara otomatis ACCURATE akan membuatkan kode akun perkiraan yang dipakai oleh perusahaan secara umum, seperti mata uang, barang, pelanggan, pemasok, daftar akun dll. Jika Anda ingin melanjutkan persiapan database dengan menggunakan tipe persiapan singkat, maka Anda dapat mengklik tombol Yes pada window message confirmation tersebut untuk melanjutkan persiapan awal database dengan tipe persiapan singkat (basic setup).

Set Up Awal ACCURATE
4. Persiapan standar (basic) pertama yang harus Anda lakukan adalah mengisi data tentang Mata Uang (Currency) yang Anda gunakan dalam transaksi dan mengisi data tentang Informasi Perusahaan Anda.

Set Up Awal ACCURATE
Isi data Informasi Perusahaan dengan mengikuti petunjuk di bawah ini :

a. Company Name (Nama Perusahaan) : Isi kolom ini dengan nama lengkap perusahaan. Nama ini akan ditampilkan sebagai Header pada saat Anda mencetak Invoice dan Laporan. Pengetikan nama  lengkap perusahaan dapat dilakukan max. 239 karakter.
b. Addresses (Alamat) : Isi kolom ini dengan alamat perusahaan (Nama Jalan dan No).
c. Default Currency (Mata Uang Default) : Kolom ini secara otomatis akan terisi dengan mata uang IDR. Jika mata uang default yang Anda gunakan adalah mata uang asing maka Anda dapat mengubah default mata uang sesuai dengan yang Anda inginkan dengan terlebih dahulu menyesuaikan daftar mata uang sesuai dengan mata uang yang Anda gunakan dalam transaksi operasional perusahaan Anda. Karena Anda memilih tipe persiapan singkat, maka Tabel Daftar Mata Uang secara otomatis telah menampilkan data mata uang yang telah dicreate oleh program ACCURATE. Anda dapat menyesuaikan data mata uang pada Tabel Daftar Mata Uang sesuai dengan mata uang yang Anda miliki. Pengisian Tabel Daftar Mata Uang ini dapat Anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:
1. Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nama mata uang. Pengetikan nama mata uang pada kolom ini dapat dilakukan maksimal 20 karakter.
2. Rate : Pada kolom ini, Anda dapat mengetikkan nilai tukar mata uang tersebut terhadap mata uang dasar (base currency).
3. Rate Type : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan informasi nilai tukar mata uang yang Anda input terhadap mata uang base yang menjadi default mata uang (mata uang dengan rate 1).
4. Country : Pada kolom ini, Anda dapat mengetikkan nama negara yang mengeluarkan mata uang tersebut.
5. Symbol : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan simbol mata uang yang Anda input (maksimal 10 karakter).

Catatan : Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus langsung data mata uang pada Tabel Daftar Mata uang. Anda dapat menggunakan panah bawah pada keyboard ntuk menambah data mata uang pada Tabel Daftar Mata Uang dan Klik kanan pada Mouse lalu pilih Delete (Hapus) untuk menghapus data mata uang pada Tabel Daftar Mata Uang.
Setelah Anda selesai menginput data mata uang dan informasi tentang perusahaan Anda klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke persiapan singkat berikutnya.

5. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput Informasi Kas/Bank yang Anda miliki. Sama seperti Tabel Daftar Mata Uang, Tabel Informasi Kas/Bank juga telah terisi dengan informasi Kas/Bank yang otomatis telah dibuatkan program ACCURATE pada saat Anda memilih tipe persiapan singkat (basic setup).

Set Up Awal ACCURATE
Anda dapat menyesuaikan data pada Tabel Cash/Bank Information sesuai dengan data Kas/Bank yang Anda miliki. Pengisian Tabel Daftar Kas/Bank
ini dapat Anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:
Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nama akun kas/bank yang Anda miliki.
Currency : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis mata uang dari akun kas/bank yang Anda miliki.
Balance Date : Pada kolom ini Anda dapat menginput tanggal saldo akun kas/bank yang Anda miliki.
Current Balance : Pada kolom ini Anda dapat menginput saldo kas/bank yang Anda miliki per tanggal saldo yang Anda input.
Setelah Anda selesai menginput Informasi Kas/Bank yang Anda miliki langkah selanjutnya klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke persiapan singkat berikutnya.

Catatan : Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus langsung data kas/bank pada
Tabel Informasi Kas/Bank. Anda dapat menggunakan panah bawah pada keyboard ntuk
menambah data kas/bank pada Tabel Information Kas/Bank dan Klik kanan pada Mouse
lalu pilih Delete (Hapus) untuk menghapus data kas/bank pada Tabel Information Kas/Bank
6. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput informasi pelanggan dan pemasok yang Anda miliki. Sama hal dengan  Tabel Daftar Mata Uang dan Kas/Bank, Tabel Daftar Pelanggan dan Pemasok ini juga telah terisi dengan informasi Pelanggan dan Pemasok yang secara otomatis dibuatkan oleh program ACCURATE pada saat Anda memilih jenis persiapan singkat (basic).
a. Tabel Daftar Pelanggan

Set Up Awal ACCURATE
Pada tabel Daftar Pelanggan entry data pelanggan yang Anda miliki dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nama pelanggan yang Anda miliki.
Currency : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis mata uang yang biasa Anda gunakan untuk bertransaksi dengan pelanggan tersebut.
Opening Balance : Kolom ini akan menampilkan saldo piutang pelanggan Anda. Penginputan saldo piutang pelanggan pada Daftar ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Klik tombol Opening Balance yang terdapat di atas Tabel Daftar Pelanggan, untuk membuka form isian Opening Balance.
Set Up Awal ACCURATE
Pada tampilan form Opening Balance, isi informasi saldo pelanggan Anda dengan mengikuti petunjuk di bawah ini :

Set Up Awal ACCURATE
Invoice No : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nomor invoice terutang dari pelanggan Anda. Jika Anda tidak mempunyai nomor invoice dari saldo piutang pelanggan Anda, Anda dapat langsung mengetikkan saldo piutang pelanggan Anda pada kolom Opening Balance. Perhatikan kolom invoice no secara otomatis akan terisi dengan nomor 1000.
Date : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan tanggal saldo piutang pelanggan Anda.
Opening Balance : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan jumlah saldo piutang pelanggan Anda.
Klik tombol OK untuk menyimpan pencatatan saldo yang telah Anda buat.

Setelah data nama pelanggan beserta saldo piutang pelanggan telah selesai Anda input, klik tombol LANJUT (NEXT) untuk membuka Tab Pemasok (Vendor). Pada tab Vendor Anda dapat menginput data pemasok (vendor) yang Anda miliki beserta saldo hutang Anda terhadap Pemasok (Vendor) tersebut.

b. Tabel Daftar Pemasok (Vendor)

Set Up Awal ACCURATE
Pada tabel Daftar Pelanggan entry data pemasok (vendor) yang Anda miliki dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nama pemasok (vendor) yang Anda miliki.
Currency : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis mata uang yang biasa Anda gunakan untuk bertransaksi dengan pemasok (vendor) tersebut.
Opening Balance : Kolom ini akan menampilkan saldo hutang Anda kepada pemasok (vendor).
Penginputan saldo piutang pelanggan pada Daftar ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Klik tombol Opening Balance yang terdapat di atas Tabel Daftar Pemasok (Vendor), untuk membuka form isian Opening Balance :
Set Up Awal ACCURATE
2. Pada tampilan form Opening Balance, isi informasi saldo hutang Anda dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
Invoice No : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan nomor invoice terutang Anda kepada Vendor. Jika Anda tidak mempunyai nomor invoice dari saldo hutang Anda, Anda dapat langsung mengetikkan saldo hutang Anda pada kolom Opening Balance. Perhatikan kolom invoice no secara otomatis akan terisi dengan nomor 1000.
Date : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan tanggal saldo hutang Anda.
Set Up Awal ACCURATE
Opening Balance : Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan jumlah saldo hutang Anda kepada pemasok
(vendor) tersebut.
Klik tombol OK untuk menyimpan pencatatan saldo yang telah Anda buat.
Setelah data nama pemasok beserta saldo hutang Anda selesai Anda input, klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke persiapan data berikutnya.

7. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput informasi barang dagangan (item) dan jasa (service) yang Anda miliki. Sebelum menginput informasi barang dagangan yang Anda miliki, Anda disarankan untuk terlebih dahulu memilih metode harga pokok barang dagangan (inventory cost method) yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
Klik tombol LANJUT (NEXT) untuk melanjutkan penginputan daftar barang dagangan (items) dan jenis jasa (service) yang Anda miliki.
Set Up Awal ACCURATE
a. Daftar Barang Dagangan (Item)
Anda dapat menginput barang dagangan (item) yang Anda miliki pada Daftar Item dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
Item No : Pada kolom ini, Anda dapat menginput nomor atau kode barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Name : Pada kolom ini Anda dapat menginput nama atau deskripsi dari barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Stock Date : Pada kolom ini Anda dapat menginput tanggal saldo barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Qty :Pada kolom ini Anda dapat menginput saldo kuantitas barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Unit1 :Pada kolom ini Anda dapat menginput satuan unit dari barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Last purc. Price/unit : Pada kolom ini Anda dapat menginput informasi harga beli terakhir dari barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Sales Price : Pada kolom ini Anda dapat menginputinformasi harga jual dari barang dagangan (item) yang Anda miliki.
Set Up Awal ACCURATE
b. Daftar Jasa (Services)

Set Up Awal ACCURATE
Anda dapat menginput jenis jasa (service) yang Anda jual pada Daftar Service, dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
Code : Pada kolom ini, Anda dapat menginput kode dari jasa (service) yang Anda jual.
Name : Pada kolom ini, Anda dapat menginput nama atau deskripsi dari jasa (service) yang Anda jual.
Sales Price : Pada kolom ini, Anda dapat menginput informasi harga jual dari jasa (service) tersebut.
Setelah semua data yang dibutuhkan dalam persiapan singkat tipe standar selesai Anda input, klik tombol Next. Lalu klik tombol Finish. Persiapan awal database baru Anda telah selesai dan siap untuk digunakan dalam mencatat transaksi keuangan perusahaan Anda.

Sebetulnya tidaklah sulit untuk Set Up Awal ACCURATE bagi Anda yang baru menggunakan ACCURATE, Jika Ada masih kurang jelas atau tidak paham, Anda dapat menghubungi kami kembali. Kami juga menyediakan Training/Implementasi untuk penggunaan ACCURATE. Kami akan mengirimkan trainer ke kantor Anda selama 8 jam kerja/hari untuk proses Training/Implementasi ini.

Kami adalah konsultan penjualan, implementasi, training dan maintenance ACCURATE  RESMI. Konsultasikan permasalahan pembukuan Anda via telp ke 081995302077 atau email ke info@akuntanesia.com. Kami dengan senang hati akan membantu Anda. Demikianlah pembahasan Set Up Awal ACCURATE.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *